Encendemos la alegría

Los municipios participantes deberán publicar en sus redes sociales los videos anteriormente mencionados y en cumplimiento de los requerimientos.

Estas piezas audiovisuales deberán ser publicadas en alguna de las redes sociales del municipio: Facebook, Instagram, Twitter y/o Tik Tok. Esto significa que la red para la publicación será de su elección, de acuerdo con los formatos construidos y su coherencia con la esencia de cada red, es decir en la (s) que considere(n) que estos tendrán mayor impacto.

Nota: El municipio podrá publicar el video en varias redes, no obstante, para la valoración se tendrá en cuenta los resultados de una sola red por cada video, la cual es definida e informada por el municipio.

En cada publicación de los 3 videos construidos se deberá etiquetar a la cuenta de @epmestamosahi.

Las administraciones municipales deberán incentivar a los habitantes de sus comunidades a compartir e interactuar con el video de su municipio en sus redes sociales, usando el hashtag #EPMEncendamosLaAlegría2023.

Los municipios participantes deberán tener en cuenta los siguientes aspectos para su correcta participación:

• Los videos deberán ser grabados en formato vertical con un dispositivo móvil de resolución mínima de 1080 px. x 1920 pixeles.
• Las historias (videos producidos) deberán tener una duración máxima de 2 minutos cada una. En caso de que un video supere este tiempo máximo, la propuesta será descalificada.
• Luego de la publicación de las historias, las administraciones deberán compilar y enviar a EPM, vía correo electrónico, al buzón de Encendamos la Alegría ⦁ depla@epm.com.co, una captura de pantalla en donde se evidencien los datos de rendimiento de estas publicaciones en la red seleccionada por video. Esta captura de pantalla debe corresponder a la plataforma o panel de estadísticas de la red social seleccionada por el municipio para participar. Estos datos son:

1. Cantidad de veces en que fueron compartidas las publicaciones, cantidad de comentarios, cantidad de likes, cantidad de enviados, cantidad de guardados

2. Número de seguidores que tienen en la red social.

El rendimiento de los videos será calculado con los datos obtenidos desde el día de publicación de cada video y hasta el 19 de julio de 2023 a las 11:59 p.m.; de acuerdo con la fórmula de la que trata el numeral 6.1 de los presentes términos.

En el concurso pueden participar los municipios del departamento de Antioquia, en los que EPM presta el servicio de energía eléctrica y el municipio de El Carmen de Atrato en el departamento del Chocó, donde igualmente EPM presta este servicio. Entre ellos, podrán volver a participar los municipios que han sido ganadores en las versiones anteriores de Encendamos la Alegría. Se exceptúa como concursante al Municipio de Medellín.

Los municipios entrarán a participar con la producción y entrega de tres (3) videos elaborados bajo las condiciones y características detalladas por EPM en los numerales anteriores.

La presentación de los videos, como requisito de participación, implica que el municipio acepta de manera explícita e incondicional todos los requisitos, condiciones y aspectos del concurso contenidos en este documento, así como las responsabilidades y compromisos que de este se derivan.

No podrán participar -y en caso de hacerlo serán excluidos- aquellos municipios que se encuentren en mora con EPM o cualquiera de sus filiales en el pago de recursos destinados al cubrimiento de subsidios a la población de menores ingresos, con fecha de corte al 30 de junio de 2023. Esta es la única condición que elimina un municipio de ser participante. Otro tipo de deudas NO se tendrán en cuenta como factor excluyente del municipio para participar.

Es decir que si alguno de los municipios que se inscribió para participar en el concurso tiene deudas con EPM por subsidios, tendrá la posibilidad de ponerse al día hasta el 29 de junio de 2023, de lo contrario sus contenidos audiovisuales no serán tenidos en cuenta para la valoración.

EPM podrá cambiar la metodología o mecánica del concurso y la forma de calificación sin que esto implique incumplimiento de su parte. En todo caso los cambios que se apliquen serán comunicados a los participantes con la debida anticipación para el desarrollo del concurso.

Para la selección de ganadores se tendrán en cuenta dos (2) aspectos: rendimiento de las publicaciones y creatividad en los contenidos producidos, con un valor de 15 y 85 puntos, respectivamente, en la calificación final.

• Rendimiento de las publicaciones – Hasta 15 puntos.
• Efectividad lograda con los contenidos generados y publicados en cuanto a: cantidad de likes, cantidad de comentarios, cantidad de veces que fueron compartidas las publicaciones, cantidad de guardados y cantidad de enviados.

La fórmula que se utilizará para otorgar el puntaje en este parámetro será:

*El engagement representado en esta fórmula mide el porcentaje de participación de las audiencias de cada una de las comunidades sobre la cantidad de usuarios en las redes sociales de cada uno de los municipios. De esta manera, se entregarán más puntos a los municipios que logren involucrar a la mayor cantidad de audiencia de sus redes. 

Los puntos serán distribuidos de la siguiente manera:

Se otorgarán 15 puntos para el mayor porcentaje de participación obtenido y de forma proporcional descendente al engagement logrado por los demás participantes. 

EPM verificará la validez de los datos de Rendimiento entregados por cada administración municipal. Para ello, contactará a los municipios participantes para corroborar los valores correspondientes a cada uno de los elementos que lo conforman. En caso de que no se permita por parte del participante la validación o de encontrarse anomalías, irregularidades o manipulación en los datos, será descartada la participación del municipio que incurra en ellas.

⦁ Creatividad – Hasta 85 puntos.

Capacidad para interpretar y representar de manera innovadora / emocional los requisitos de participación y para reflejar el impacto de EPM en sus municipios.

EPM conformará un Comité Evaluador compuesto por 5 miembros idóneos, el cual otorgará un puntaje entre uno (1) y ochenta y cinco (85) puntos a los videos teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Trabajo en equipo: evidencia de la participación de la administración municipal y los diferentes grupos poblaciones.
• Elaboración: hace referencia a la capacidad de producción, innovación y originalidad. Nivel de desarrollo alcanzado en la elaboración de los productos audiovisuales.
• Atractivo: llama la atención y despierta el interés de los demás, tanto el desarrollo de las actividades como la presentación de los videos y su diseño.
• Coherencia de la temática: la temática abordada está alineada con las épocas solicitadas.
• Comunicación: capacidad de transmitir y compartir los mensajes. Los mensajes son claros, contundentes, de fácil entendimiento y están alineados con las temáticas centrales de cada época.

El valor total y definitivo de la evaluación de rendimiento y creatividad será el promedio de la calificación de los 3 contenidos audiovisuales que enviaron y con los que participaron los municipios.

En caso de que se presente empate entre dos o más municipios, se tendrá en cuenta al municipio que haya obtenido mayor puntaje en la evaluación de creatividad, de persistir el empate, el municipio que accederá al premio será el que primero haya enviado la comunicación a EPM el día 21 de julio.

EPM instalará temporalmente un juego de piezas de alumbrados navideño, que han sido cuidadosamente renovadas y adecuadas, para iluminar los municipios. El alumbrado incluye la recuperación, adecuación, montaje, mantenimiento, retiro y transporte de las piezas. Igualmente, el costo de la energía que se consuma durante el periodo de operación del alumbrado navideño será cuantificado y asumido por EPM.

Con base en lo anterior, EPM teniendo en cuenta condiciones de presupuesto, capacidad técnica, logística y de personal, así como condiciones particulares de cada municipio, tales como: topografía, trazado urbano y sitios de interés, podrá modificar de manera autónoma, cantidades, elementos, temáticas y formas de las piezas a instalar. La cobertura o ruta de luz que se haga con las piezas del alumbrado será definida entre EPM y el alcalde o alcaldesa de cada municipio durante la visita técnica que realice la Empresa al territorio. El alcalde o alcaldesa podrá delegar esta decisión en alguno de sus funcionarios y se debe tener presente que la ubicación de figuras no puede ser variada o modificada una vez inicie el proceso de instalación y montaje.

Con estos elementos se podrá iluminar el parque principal del municipio o, en su defecto, algún parque o sitio representativo acordado con la administración municipal, algún edificio institucional (por ejemplo, una iglesia, que, de ser iluminada, será a través de luz indirecta, sin intervenir la estructura de sus fachadas) o algunas calles aledañas al mismo, creando un circuito o ruta de luz a los alrededores del parque. 

EPM podrá concertar con los municipios ganadores la ubicación de los elementos definidos para el alumbrado navideño en lugares diferentes a los previamente establecidos en los términos y condiciones del concurso, siempre y cuando se conserven las condiciones del concurso, en lo concerniente a los costos estimados por EPM para el premio y a las características de los sitios propuestos. Una vez se haga esta definición el municipio no podrá solicitar su traslado a otros sitios ni pedir expansión de la cobertura a otros lugares. 

El alumbrado permanecerá en operación desde la fecha que se establezca como el día del encendido definida por EPM para cada municipio (evento a realizarse aproximadamente entre el 30 de noviembre y el 6 de diciembre de 2023), y hasta el segundo día festivo de enero de 2024, inclusive.

Teniendo en cuenta que EPM es una empresa estatal de orden municipal, dadas las restricciones legales, manifestamos la imposibilidad de transferir a los municipios ganadores del concurso la propiedad de las piezas y elementos constitutivos del alumbrado navideño, por lo que, en ningún caso, el resultar ganador del concurso implica que el municipio adquiere  derechos de propiedad sobre alguno de los elementos del alumbrado navideño que EPM instale. Todas las piezas y elementos utilizados son de propiedad, única y exclusiva de EPM.

En total serán entregados 14 alumbrados navideños con el sello, la magia, la tradición y el colorido de EPM.

Cabe resaltar que en ningún caso un mismo municipio podrá obtener dos o más premios en un mismo año.

El concurso no genera compromiso alguno para la entrega de los elementos decorativos en periodos diferentes a los que se estipulan en este documento.  EPM podrá modificar estas fechas, de acuerdo con sus criterios, sin que eso implique incumplimiento alguno de su parte, procurando informar de manera previa y oportuna su decisión.

CRONOGRAMA DEL CONCURSO

1. Publicación de términos de referencia: se hará el 8 de junio de 2023, a través de los mecanismos de divulgación que defina EPM, tales como página web, redes sociales y medios de comunicación propios de EPM, en los que se darán a conocer los términos de referencia y la mecánica del concurso. Adicionalmente, EPM podrá utilizar otros medios para informar que los términos de referencia están disponibles o hacerlos llegar a cada administración municipal. EPM podrá modificar esta fecha o cancelar la publicación de los términos de referencia, de acuerdo con sus criterios, sin que eso implique incumplimiento alguno de su parte.

2. Inscripción: Para participar, se debe realizar la inscripción del municipio entre el 8 y el 21 de junio de 2023 en este link https://cu.epm.com.co/institucional/encendamos-la-alegria-2023

3. Publicación de los videos: cada municipio participante deberá publicar en sus redes sociales, en las siguientes fechas los videos con los que quiere participar:

• 28 de junio de 2023: Publicación video 1: El impacto de EPM en el municipio a través del tiempo.
• 5 de julio de 2023: Publicación video 2: EPM, cada día estamos ahí.
• 12 de julio de 2023: Publicación video 3: EPM apuesta por el futuro de mi municipio.

EPM validará que efectivamente los videos fueron publicados en las fechas definidas.  En caso tal de que no sea así, el video no será tenido en cuenta para la valoración. 

4. Envío de información y rendimiento de videos: cada administración municipal debe enviar una comunicación oficial a EPM con la respectiva firma del alcalde, en la que relacione en el cuerpo de la carta remisoria los links de ubicación (URL) de cada video publicado. Además, la misma comunicación debe incluir por cada uno de los tres videos, captura de pantalla en donde se evidencien los datos de rendimiento de estas publicaciones en la red seleccionada desde el día de su publicación hasta el 19 de julio de 2023 a las 11:59 p.m. Esta captura de pantalla debe corresponder a la plataforma o panel de estadísticas de la red social seleccionada por el municipio para participar. Esto es, cantidad de likes, cantidad de comentarios, cantidad de veces que fueron compartidas las publicaciones, cantidad de guardados y cantidad de enviados. Adicionalmente debe remitirse el número de seguidores que tienen en la red social.

La comunicación se debe enviar al buzón “Encendamos la alegría” (depla@epm.com.co), el 21 de julio de 2023, hasta las 11:59 p.m. momento en el que será deshabilitado el buzón; instante después del cual no se recibirán propuestas.

Los videos no deben entregarse en ningún sitio diferente al antes mencionado, ni enviado a correos diferentes al buzón “Encendamos la alegría”. No se recibirán videos en físico como CD, DVD o USB. Solo se recibirán las URL o rutas en las que cada municipio participante publique los respectivos videos. En el buzón quedará registrada la fecha y hora de entrega de los videos.

Es de absoluta responsabilidad de las administraciones municipales que decidan participar del concurso, tomar las medidas necesarias y conducentes para que la propuesta sea enviada y recibida en el buzón dispuesto dentro de las fechas y horas establecidas. Las administraciones municipales podrán validar el día 24 de julio ante EPM entre las 7:00 a.m. y las 05:00 p.m. con la funcionaria Leidy Cristina Cano Vásquez, teléfono 3807163 y correo leidy.cano@epm.com.co, si su comunicación fue recibida. De no haberse recibido y tener pruebas que demuestren el envío en la fecha y horario establecidos en los presentes términos, podrán remitirlas hasta el día 25 de julio a las 10:00 a.m. para la respectiva consideración e inclusión dentro de las propuestas a valorar. Pasadas las 05:00 p.m. del día 24 de julio, EPM no se hará responsable de que la propuesta enviada por un municipio no se haya recibido, el municipio queda con la responsabilidad de verificar que su video fue recibido por EPM.

Bajo ninguna consideración se recibirán propuestas que lleguen extemporáneamente, por fuera de las fechas y horas señaladas, o que sean entregadas en un sitio o de forma diferente al especificado en los términos y condiciones de participación contenidas en este documento.

Solo se permite el envío de un video por municipio, en caso de hacerse dos o más envíos de propuestas, se tendrá en cuenta la primera entrega para la participación y calificación.

EPM podrá modificar estas fechas o cancelar el proceso de recibo de propuestas, de acuerdo con sus criterios, sin que eso implique incumplimiento alguno de su parte.

5. Publicación de los ganadores (por EPM): EPM dará a conocer públicamente los ganadores el 4 de agosto de 2023 y enviará un comunicado a cada administración municipal participante.

EPM podrá modificar esta fecha de acuerdo con sus criterios, sin que eso implique incumplimiento alguno de su parte.

La información también podrá ser divulgada a través de los medios y programas propios de EPM incluyendo el portal web de EPM y las redes sociales.

6. Encendido: para este evento podrá o no hacerse un ritual de encendido, por parte de EPM y/o la administración municipal, según decida EPM, sin que esto sea un requisito previo para el encendido y sin que se genere para EPM obligación alguna en cuanto a realizar el evento.

El encendido del alumbrado se realizará en la fecha definida por EPM para cada municipio ganador, en lo posible de manera concertada con la administración municipal, entre el 30 de noviembre de 2023 y el 6 de diciembre de 2023, y estará en funcionamiento hasta el segundo día festivo de enero de 2024. Posteriormente se empieza el retiro.

EPM podrá modificar estas fechas, de acuerdo con sus criterios, sin que eso implique incumplimiento alguno de su parte.

En caso de realizarse un ritual de encendido, EPM coordinará con las administraciones municipales la mejor forma de desarrollarlo. Si la administración municipal decide realizar un evento adicional, deberá ser posterior al que EPM desarrolle.

Para la definición de la fecha de encendido en cada municipio, EPM tendrá en consideración aspectos operativos, logísticos, administrativos y demás que considere.

CONDICIONES GENERALES

• Se reitera que, EPM es el propietario de todos y cada uno de los elementos constitutivos del alumbrado navideño, no siendo posible por la naturaleza de la Empresa transferir la propiedad de estas piezas y elementos a los municipios, por lo que, en ningún caso, el resultar ganador del concurso implica que el municipio adquiere derechos de propiedad sobre los elementos constitutivos del alumbrado navideño que se instalen. En consecuencia, todas las piezas y elementos utilizados serán de propiedad exclusiva de EPM.
• El municipio asume la responsabilidad por todos los permisos, trámites y licencias necesarias para la instalación, operación y retiro del alumbrado navideño, los cuales deberá entregar a EPM la primera semana de octubre de 2023.
• El municipio facilitará a EPM, sin ningún costo, un espacio para el almacenamiento temporal de las piezas constitutivas del alumbrado y los demás elementos necesarios para su montaje, operación y retiro.  Dicho espacio deberá ser asignado a EPM la primera semana de octubre de 2023 y será desocupado una vez haya finalizado el retiro, en el mes de enero de 2024.
• Para garantizar la efectiva instalación de las piezas constitutivas del alumbrado, el municipio deberá suministrar de manera oportuna la información que EPM requiera, como es el caso del plano del lugar en el que se llevará a cabo la intervención.
• De ganar alguno de los municipios que anualmente realizan su alumbrado navideño con recursos propios, este podrá definir si las piezas correspondientes al premio se instalarán en un corregimiento, una vereda, un parque o la plaza principal, siempre y cuando esté dentro del presupuesto y la capacidad técnica y operativa de EPM. En ningún momento se entregará dinero en efectivo, ni bienes diferentes al juego de piezas de alumbrado navideño referidos en el alcance del premio establecido en este documento.
• El premio se otorga solo por la temporada navideña 2023 y para las fechas establecidas en este documento, los ganadores no se hacen acreedores a continuar con este beneficio para los años siguientes, ni por fuera de las fechas fijadas, salvo lo indicado frente a la cancelación de la instalación de las piezas de alumbrado navideño, en el apartado “Alcance del Premio” del presente documento.
• Se reitera que EPM puede dar por terminado el concurso o la instalación de las piezas de alumbrado navideño en cualquier momento del proceso, sin que esto acarree penalidad, sanción o indemnización alguna a favor de ningún ente territorial ni de terceros. 
• EPM elaborará un acta con cada uno de los municipios ganadores, en la que se especifiquen las condiciones para la entrega del premio y las obligaciones de ambas partes (el presente texto hará parte de dicho documento).  
• Los municipios que resulten ganadores deberán ceder sus derechos patrimoniales de autor a EPM sobre el material entregado, para efectos de publicidad, exposiciones y otros sin fines de lucro. EPM podrá hacer uso de las ideas que considere pueda replicar en otros sitios y con otras audiencias, en caso de que lo considere.
• Las administraciones municipales no podrán realizar extensiones o conexiones a las redes y elementos constitutivos del alumbrado instalado por EPM.
• El concurso podrá declararse desierto parcial o totalmente en caso de no cumplirse las condiciones estipuladas en este documento o se detecte ilegalidad de la información suministrada por las administraciones municipales en relación con el contenido audiovisual suministrado por los participantes.
• En cualquier fase del proceso EPM pudiera descartar como participantes a los municipios en caso de detectar anomalías o manipulación de datos de rendimiento o interacción en las publicaciones de sus videos.
• Para cualquier información adicional que se requiera podrá contactar a Leidy Cristina Cano Vásquez, responsable del concurso por parte de la Gerencia Relaciones Externas: leidy.cano@epm.com.co, teléfono 380 71 63.

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